Ondernemingsraad en Raad van Commissarissen halen steeds meer uit hun samenwerking

Publicatie Praktijkblad Ondernemingsraad

Bij Organon (MSD) in Oss werken Ondernemingsraad (OR) en Raad van Commissarissen (RvC) samen om het kennelijke besluit van de Amerikaanse moederonderneming Merck (die in Europa onder de naam MSD opereert) om 2.175 medewerkers van Organon in Nederland te ontslaan tegen te houden. Het betreft de opheffing van de R&D afdelingen en inkrimping van de productie. Dit besluit is op 8 juli j.l. bekend gemaakt.
De OR stapt naar de Ondernemingskamer, omdat zijn bestuurder over dit besluit van tevoren geen advies heeft gevraagd. De zaak dient begin september.

De Raad van Commissarissen (RvC) van Organon heeft evenmin goedkeuring aan het kennelijke besluit van de onderneming gegeven. De RvC acht het besluit niet in het belang van de onderneming en de medewerkers in Nederland en bovendien niet in het belang van het kennisniveau in Nederland. De RvC geeft expliciet aan dat de RvC meeweegt dat de OR niet om advies is gevraagd.
De ontwikkelingen bij Organon zijn een goed voorbeeld van de nauwere samenwerking die de laatste tijd tussen ORen en RvC’s aan het ontstaan is.

Wettelijk kader

Aandeelhouders, Raad van Bestuur, OR en RvC zijn verschillende stakeholders (partijen) die bij Corporate Governance of goed ondernemingsbestuur zijn betrokken. OR en RvC hebben beide een toezichthoudende en controlerende taak ten aanzien van de Raad van Bestuur, maar ze handelen vanuit een verschillend wettelijk kader en vanuit verschillende rollen.
Voor de RvC is dat wettelijk kader primair het Burgerlijk Wetboek (BW). In het BW staat dat de RvC toezicht houdt op het beleid en op de algemene gang van zaken van de onderneming, de bestuurder met raad en daad terzijde staat en het belang van de vennootschap (en diens dochterondernemingen) behartigt. De bevoegdheden van de RvC betreffen het benoemen en ontslaan van bestuurder, het vaststellen van de jaarrekening en het vaststellen van belangrijke besluiten. Tot deze belangrijke besluiten behoren onder meer reorganisatie, ingrijpende wijziging in de arbeidsomstandigheden, belangrijke investeringen en fusie.
Voor de OR is de Wet op de ondernemingsraden (WOR) het voornaamste wettelijk kader. De OR heeft overleg met de bestuurder over de algemene gang van zaken in de onderneming en heeft bevoegdheden (advies- en instemmingsrecht) ten aanzien van de hierboven genoemde belangrijke besluiten waar de RvC ook over gaat. Een belangrijk verschil in bevoegdheden tussen RvC en OR is dat de RvC belangrijke besluiten moet vaststellen, terwijl de OR hierover ‘slechts’ adviseert. Een belangrijk verschil in positie is dat commissarissen geen werknemers zijn en OR-leden wel.
Op basis van de WOR spreken OR en commissarissen elkaar op overlegvergaderingen (verschijnplicht) over de algemene gang van zaken in de onderneming, bij benoeming en ontslag van de bestuurder en bij de behandeling van adviesaanvragen.
De Structuurregeling, die van toepassing is op grote ondernemingen, brengt de OR en de RvC nog dichter bij elkaar. Voor ondernemingen die vallen onder het zogenaamde versterkte regime van de Stuctuurregeling heeft de OR het recht van voordracht en/of aanbeveling van 1/3de van de RvC-leden, het recht van bezwaar tegen de voordracht van een commissaris en kan de OR een procedure tot ontslag van een commissaris beginnen.

Werknemerscommissaris

Een op voordracht of aanbeveling door de OR benoemde commissaris wordt in de praktijk wel ‘werknemerscommissaris’, ‘vertrouwenscommissaris’ of ‘voordrachtscommissaris’ genoemd. Dit betekent overigens niet dat hij./zij een uitzonderingspositie binnen de RvC inneemt, omdat voor alle commissarissen geldt dat zij zonder last of ruggespraak toezicht moeten houden.
Uit onderzoek is gebleken dat 35 % van de ORen die een commissaris mag voordragen dit niet doet. De redenen hiervoor zijn onder meer de volgende:

• Het belang van de voordracht van een commissaris wordt door de OR betwijfeld;
• De OR heeft geen vertrouwen in de RvC;
• De OR kan geen geschikte kandidaat vinden;
• De OR vreest dat de voordracht van een commissaris de relatie met de Raad van Bestuur en/of RvC verstoort.
  

Gelukkig maakt 65 % van de ORen dus wel gebruik van het voordrachtsrecht. In de praktijk blijkt dat veel commissarissen én OR-leden tevreden zijn over zowel de voordracht als over de samenwerking tussen beide partijen.
Bij het zoeken van geschikte kandidaat-commissarissen dient de OR rekening te houden met de bepaling in de Corporate Governance Code, de wettelijk verplichte gedragscode voor Nederlandse beursgenoteerde ondernemingen, waarin staat dat een commissaris niet meer dan 5 verschillende commissariaten mag hebben. Dit ter voorkoming van het zogenaamde ‘old boys network’, waarin de commissarissen elkaar de commissariaten toeschuiven en het al te snel met elkaar eens zijn. Er is een belangrijke ontwikkeling gaande ten aanzien van het aanbrengen van meer diversiteit (geslacht, leeftijd, expertise, nationaliteit, aanstellingsduur) in RvC’s.
Om geschikte kandidaat-commissarissen te vinden, kunnen ORen onder andere gebruik maken van het Nationaal Register (www.nationaal register.com) dat in 2002 door FNV, CNV en het Nederlands Centrum van Directeuren en Commissarissen (NCD) en VNO-NCW is opgericht. In het databestand zijn ongeveer 1.600 kandidaten, onder wie circa 600 vrouwen, opgenomen. Daarnaast kan de OR contact opnemen met het NKCC, het Nederlands KennisCentrum voor Commissarissen (www.nkcc.nl).

Sterke koppels bij NS en AkzoNobel

Commissarissen en OR-leden ontmoetten elkaar op de bijeenkomst ‘Raad van Commissarissen en Ondernemingsraad: een sterk koppel’, die door de Werkplaats voor medezeggenschap (WVM) in samenwerking met de Stichting Multinationale Ondernemingsradenoverleg (MNO) op 8 juni j.l. in Nieuwegein werd gehouden. Op deze bijeenkomst spraken onder andere de op voordracht van ORen benoemde commissarissen Ieke van den Burg (ASML en APG), Wouter Waleson (Afvalzorg en Andus Group) en Paul Rosenmöller (NS en APG).
Een voorbeeld van zo’n “sterk koppel” zijn commissaris Paul Rosenmöller en COR-voorzitter Sietse Brouwer van NS. Zij werken al enkele jaren op goede wijze samen. Zij vertellen dat ze elkaar zowel formeel (overlegvergaderingen) als informeel weten te vinden. Beide waarderen vooral hun “met de benen op tafel”-gesprekken, waarin ze vrijuit en diepgaand met elkaar van gedachten wisselen. Tijdens deze informele bijeenkomsten bespreken zij ook gevoelige en strategische onderwerpen. Het werkt al geruime tijd zo goed, omdat beide partijen op gepaste wijze met de informeel opgedane kennis omgaan. Hun gezamenlijke tip aan andere ORen en commissarissen is om ook geregeld zulke informele sessies te organiseren.
Een ander “sterk koppel’ zijn commissaris René Scheffers en COR-voorzitter Fons Welters van AkzoNobel. Opmerkelijk is dat bij elke overlegvergadering een commissaris aanwezig is. Om de interactie tussen COR en commissaris te vergroten, wordt de laatste tijd bij de agendabepaling rekening gehouden met de portefeuille van de aanwezige commissaris. Hierdoor wordt meer diepgang in het overleg bewerkstelligd.

Actuele thema’s

Op de bijeenkomst ‘Raad van Commissarissen en Ondernemingsraad: een sterk koppel’ werden vijf actuele thema’s waarmee beide te maken hebben, besproken. Hieronder volgen de thema’s, elk voorzien van één of meerdere tips:

• Beloning van bestuurders. Tip: De RvC en aandeelhouders zijn hierin bepalend; de OR moet vooral aandringen op prestatiecriteria voor de lange termijn.
• Internationalisering en de gevolgen hiervan voor de werkgelegenheid in Nederland. Tips: Vorm hierover een gezamenlijke werkgroep en houdt het onderwerp hoog op de agenda.
• Diversiteit. Tips: Haal als OR eens een commissaris van buiten de sector en zorg ervoor dat de RvC verjongt, vervrouwt en verkleurt.
• Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Tips: ontwikkel een samenhangende visie; zorg voor bewustwording en gedragsverandering (ook bottom-up); bevorder het opnemen van MVO als prestatiecriterium in managementcontracten en zorg voor duurzaam inkopen, beleggen en belonen.
• Samenwerking tussen commissarissen en ORen. Tips: Maak als OR je wensen ten aanzien van samenwerking met de RvC kenbaar; stel als commissaris de eis dat je geregeld contact onderhoudt met de OR; praat als commissaris en OR ook informeel met elkaar zonder dat daarbij de bestuurder aanwezig is.

Marijke Smit en Ineke van Vlimmeren, organisatieadviseurs van de Werkplaats voor medezeggenschap (WVM) in Deventer