De Praktijk

Resultaatgericht vergaderen

Een OR klaagt over het feit dat vergaderingen weinig resultaat opleveren. Er wordt veel gepraat, maar weinig besluiten genomen. Als ik een vergadering bijwoon blijkt al gauw het volgende patroon:

Er komt een onderwerp ter sprake (agendapunt) en na enig heen en weer gepraat doet de voorzitter een voorzichtig voorstel tot het nemen van een besluit of benoemen van een actie. Vervolgens wordt hij onderbroken door een OR-lid (steeds dezelfde) die gaat nuanceren, met nieuwe informatie komt, of de anderen vragen gaat stellen. De voorzitter valt vervolgens stil, de groep praat nog even door maar valt vervolgens ook stil. Het agendapunt wordt doorgeschoven naar een later tijdstip (een volgende vergadering).

Nadat ik dit aan de groep duidelijk maak ontstaat er enige hilariteit. Het is inderdaad een bekend patroon voor de OR (nu je het zegt….we waren er ons niet van bewust maar doen wel degelijk zo!) Na een aantal vragen van mijn kant wordt de groep zich bewust van een aantal denkpatronen die hieraan ten grondslag te liggen, waaronder
a) de voorzitter: 'ik heb niet veel opleiding en kan dus eigenlijk geen voorzitter zijn. Bij twijfel houd ik dus maar mijn mond want wie ben ik nou helemaal...'
b) het lid wat de voorzitter regelmatig in de rede viel:
'ik ben er om anderen te helpen, en de onzekere benadering van de voorzitter is een hulpvraag, waar ik hem en de rest van de OR dus bij moet helpen’

De Oplossing:
a)het bouwen aan meer zelfvertrouwen van de voorzitter, onder andere door het uitspreken van het vertrouwen in en waardering voor de voorzitter door de andere OR-leden, en het op papier zetten van de taken van de voorzitter, met name die van het leiden van de vergadering en het ingrijpen bij discussies.
b) het inzicht ontwikkelen bij het OR-lid wat de voorzitter steeds in de rede viel dat de hulpvraag voor zover aanwezig door hem verkeerd geinterpreteerd werd, dat het niet zijn taak is om hulp te bieden, dat als hulp nodig is die op een ander vlak ligt (zoals geschetst onder a)

Het resultaat:
Rustiger verlopende vergaderingen, met in toenemende mate heldere besluiten en concrete acties. Dit betekent dus ook weer meer voldoening en plezier in het OR-werk

Gestructureerd vergaderen

Een OR vindt dat hij rommelig vergadert. Het is wel gezellig, maar de agenda wordt niet altijd afgehandeld, als er al afspraken worden gemaakt of besluiten worden genomen zijn ze onduidelijk, en ook de voorbereiding door verschillende OR-leden is minimaal. De coachingsvraag van de OR is: "hoe kunnen we gestructureerder vergaderen?"
De coach wordt er bijgehaald en gaat aan de slag.

Schets van een coachingstraject

Door het bijwonen van een vergadering worden al snel een aantal patronen in de communicatie helder. Een patroon wat zich voordoet is bijvoorbeeld het overnemen van het ‘woord’ van de voorzitter door een van de andere leden. Een derde lid gaat hier vervolgens op in. De voorzitter is ten slotte de regie kwijt.

Als we gaan onderzoeken wat er aan deze en aan andere gesignaleerde patronen ten grondslag ligt blijkt het volgende:
- er is geen heldere taakverdeling (taak van de voorzitter en overige leden)
- de verwachtingen zijn niet duidelijk; Wat mag je verwachten van een voorzitter en van de leden?

De oplossing hierbij is tweeledig:
1) er wordt een sessie besteed aan het met elkaar uitwerken van taakverdeling en verwachtingen.
2) vervolgens volgen er een aantal coachingssessies waarbij de groep leert om te gaan met de nieuwe taakverdeling en verwachtingen. In 4 vervolgbijeenkomsten worden, door het (ongewenste) gedrag te benoemen en direct met alternatief gedrag te oefenen, de patronen doorbroken en ontstaat een nieuwe, meer gestructureerde, wijze van vergaderen.

Heeft u nog vragen, of wilt u meteen aan de slag om de effectiviteit van, of het plezier in uw medezeggenschap te verhogen? Neem contact op met ons via de e-mail contact@wvm.info of bel 0570-636311.